Có Thể Công Chứng Online Không? Hướng Dẫn Thủ Tục Và Quy Định Mới Nhất

Giới thiệu

Trong thời đại chuyển đổi số, câu hỏi “Có thể công chứng online không?” đang được rất nhiều cá nhân, doanh nghiệp quan tâm. Nhất là khi việc đi lại, nộp hồ sơ trực tiếp gây tốn thời gian, chi phí. Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu rõ:

• Công chứng online là gì?

• Có được phép không theo quy định pháp luật hiện hành?

• Thủ tục công chứng điện tử cần những gì?

1. Công chứng online là gì?

Công chứng online (còn gọi là công chứng điện tử) là hình thức thực hiện quy trình công chứng thông qua nền tảng số, bao gồm:

• Nộp hồ sơ trực tuyến

• Trao đổi thông tin qua hệ thống điện tử

• Xác thực chữ ký, lưu trữ tài liệu qua chứng thư số

• Nhận kết quả bản công chứng qua email hoặc hệ thống tích hợp

2. Pháp luật Việt Nam có cho phép công chứng online không?

✅ Có – nhưng chưa áp dụng phổ biến toàn quốc.

Theo Luật Giao dịch điện tử và Luật Công chứng sửa đổi (cập nhật đến 2024), một số nội dung đã mở đường cho việc triển khai công chứng điện tử, tuy nhiên:

• Việc ký số, xác thực từ xa cần đáp ứng chuẩn pháp lý, bảo mật

• Không áp dụng với tất cả loại giao dịch (ví dụ: mua bán nhà đất, di chúc thường phải công chứng trực tiếp)

• Chủ yếu triển khai trong thí điểm, nội bộ cơ quan hoặc các doanh nghiệp lớn

3. Các loại tài liệu có thể công chứng online

Hiện nay, một số văn bản có thể thực hiện công chứng/chứng thực online bao gồm:

• Hợp đồng lao động nội bộ

• Giấy ủy quyền không liên quan đến bất động sản

• Văn bản xác nhận giữa doanh nghiệp – cá nhân

• Một số tài liệu tiếng nước ngoài cần công chứng dịch thuật

📌 Lưu ý: Phòng công chứng phải được tích hợp nền tảng chứng thực số mới có thể tiếp nhận hồ sơ online.

4. Thủ tục công chứng online gồm những bước nào?

🔹 Bước 1: Truy cập cổng thông tin công chứng online (nếu có)
🔹 Bước 2: Tạo tài khoản, xác minh danh tính điện tử (qua CCCD gắn chip, ký số)
🔹 Bước 3: Upload hồ sơ, tài liệu cần công chứng
🔹 Bước 4: Công chứng viên tiếp nhận và xác thực nội dung
🔹 Bước 5: Nhận văn bản công chứng có ký số điện tử
🔹 Bước 6: In văn bản (nếu cần), sử dụng theo quy định

5. Ưu điểm và rủi ro khi công chứng online

Kết luận

Công chứng online là xu hướng tất yếu, đặc biệt trong bối cảnh chính phủ đẩy mạnh chuyển đổi số. Tuy nhiên, bạn cần nắm rõ những quy định pháp lý hiện hành để tránh hiểu lầm và áp dụng đúng loại hồ sơ.

👉 Nếu bạn là doanh nghiệp hoặc cá nhân muốn chuẩn bị hồ sơ công chứng online, hãy tham khảo đơn vị hỗ trợ uy tín hoặc liên hệ trực tiếp phòng công chứng được phép thực hiện chứng thực số.